Η εργασία Import αρχείου χρησιμοποιείται για να εισάγετε στοιχεία στα αρχεία του ΚΕΦΑΛΑΙΟY E.R.P. από αρχεία Excel και δε διαφέρει από την αντίστοιχη διαδικασία των ASCII files. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχετε δημιουργήσει το font με την περιγραφή του τρόπου αντιστοίχισης των διαφόρων πεδίων με τις στήλες του αρχείου Excel.
Επιλέγετε, αρχικά, την ενότητα στην οποία θα γίνει η εισαγωγή των στοιχείων του αρχείου Excel και στη συνέχεια επιλέγετε το αρχείο του Excel. Στο παράθυρο διάλογου δίνοντας «Ναι» στην ερώτηση “Θέλετε καταχώρηση των νέων εγγράφων στα αρχεία ?”, η εργασία θα δημιουργήσει νέες εγγραφές στα αρχεία εάν βρει εγγραφές που έχουν διαφορετικούς κωδικούς στο αρχείο Excel που διαβάζεται και θα καταχωρήσει όλα τα στοιχεία που διαβάζονται (όπως έχει σχεδιασθεί στο font ανάγνωσης). Εάν κάποιος κωδικός υπάρχει ήδη στο αντίστοιχο αρχείο σας, αυτή η εγγραφή θα αγνοηθεί από την εντολή καταχώρησης.
Επιλέγοντας «Ναι» στη δεύτερη ερώτηση “Ανανέωση στοιχείων υπαρκτών εγγράφων ?” η εργασία θα ανανεώσει τα στοιχεία που υπάρχουν σε εγγραφές που ήδη υπάρχουν στα αρχεία σας και βρέθηκαν και στο αρχείο Excel που διαβάζεται. Εάν δηλαδή βρεθεί ο ίδιος κωδικός στο αρχείο Excel, τότε τα υπόλοιπα στοιχεία που υπάρχουν σε αυτή την εγγραφή θα αντικαταστήσουν αυτά που υπάρχουν στα αρχεία σας.
Για την καταχώρηση των νέων εγγραφών στα αρχεία ή / και την ανανέωσή τους, το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. ζητά δεύτερη επιβεβαίωση. Μπορείτε να βεβαιωθείτε για την ορθότητα των περιεχομένων κάποιου αρχείου (ή τη σωστή δημιουργία του font ανάγνωσης) επιλέγοντας προβολή εκάστης εγγραφής του αρχείου και στη συνέχεια