Με την εργασία Σχεδιασμός Κινήσεων σχεδιάζονται με απόλυτη ελευθερία τα είδη των κινήσεων που θα καταχωρούνται στις ενότητες της Αποθήκης, των Πελατών, των Προμηθευτών, των Αξιογράφων, των Παγίων και της Γενικής Λογιστικής καθώς και τα παραστατικά Πωλήσεων, Αγορών και Παραγωγής και πώς αυτά επηρεάζουν τις παραπάνω ενότητες. Ο σχεδιασμός αυτός γίνεται ξεχωριστά σε κάθε μια από τις παρακάτω 9 ενότητες:
- Κινήσεις αποθήκης
Ο πίνακας σχεδιασμού των κινήσεων αποθήκης είναι δύο στηλών. Η μία στήλη περιλαμβάνει τις περιγραφές των κινήσεων ενώ η άλλη τις επιλογές από τον πίνακα των flags. O καθορισμός των flags για κάθε κίνηση γίνεται με επιλογή των επιθυμητών γραμμών χρησιμοποιώντας το πλήκτρο [Insert] ή με αριστερό «κλικ» από το ποντίκι. Η σωστή σχεδίαση των κινήσεων είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την άρτια δόμηση του προγράμματος. Το μήνυμα «Προσοχή υπάρχουν ήδη καταχωρημένες κινήσεις αποθήκης» αποδεικνύει τη σοβαρότητα των επιπτώσεων σε πιθανές επεμβάσεις στο σχεδιασμό τους.
- Κινήσεις πελατών και προμηθευτών
Με ανάλογο τρόπο σχεδιάζονται οι κινήσεις των πελατών και προμηθευτών. Η σοβαρότητα του σωστού σχεδιασμού και των συνειδητών επεμβάσεων στις ήδη υπάρχουσες είναι δεδομένη. Η εισαγωγή / μεταβολή των flags επιβάλλεται να είναι ακριβής για την αποφυγή λαθών.
- Κινήσεις αξιογράφων
Ο σχεδιασμός των κινήσεων αξιογράφων προηγείται του σχεδιασμού των ειδών αξιογράφων και πινακίων αυτών, γιατί αποτελεί τη βάση σχεδιασμού τους.
Στον πίνακα κινήσεων αξιογράφων, καθορίζεται το είδος της κίνησης καταχωρώντας την περιγραφή της, το αρχείο από το υπόλοιπο Εμπορολογιστικό κύκλωμα που θα επηρεαστεί από την κίνηση που θα δημιουργηθεί στο επιλεγμένο αρχείο, πιθανή δεύτερη κίνηση πάλι από τον πίνακα κινήσεων αξιογράφων, η κατάσταση την οποία θα θέσει το αξιόγραφο η κάθε κίνηση και τέλος η πιθανή μείωση του υπολοίπου του αν στην τελευταία στήλη – Υπόλοιπο τεθεί «Ναι».
- Είδη αξιογράφων
Από τις κινήσεις των αξιογράφων κάποιες δημιουργούν το «σώμα» του αξιογράφου στο οποίο δύνανται να ακολουθήσουν άλλες κινήσεις. Επομένως στον πίνακα αυτό καθορίζονται ποιες κινήσεις θα παράγουν αξιόγραφο. Ορίζεται το είδος του αξιογράφου, η ένταξη του σε έναν από τους δύο τύπους αξιογράφων Εισπρακτέο (1) ή Πληρωτέο (2) καθώς και στοιχεία Επιτόκιο, Ημέρες χάριτος που αφορούν στον υπολογισμό τόκων. Τέλος, η στήλη Κιν. Παρ. αφορά τον καθορισμό της κίνησης (επιλογή από τον πίνακα κινήσεων αξιογράφων) που θα δημιουργήσει η καταχώρηση του κάθε σχεδιαζόμενου αξιογράφου.
- Είδη πινακίων
Αντίστοιχα, στον πίνακα αυτό καθορίζονται τα είδη των πινακίων, το σχετικό αρχείο που θα επηρεάσουν, την πιθανή κίνηση που θα δημιουργήσουν στο επιλεγόμενο αρχείο και τέλος ορίζονται οι κινήσεις από τον πίνακα κινήσεων αξιογράφων τις οποίες θα παράγουν τα πινάκια.
- Παραστατικά πωλήσεων
Στον πίνακα των παραστατικών πωλήσεων καθορίζεται η σύνδεση των παραστατικών με τα συσχετιζόμενα αρχεία τα οποία είναι τα κινήσεων αποθήκης και κινήσεων πελατών. Συγκεκριμένα, στην στήλη ΚΑ για κάθε τύπο παραστατικού δηλώνεται ο Α/Α της κίνησης που θα παράγει από τον αντίστοιχο πίνακα σχεδιασμού των κινήσεων αποθήκης. Οι στήλες ΚΠ, ΠΜ, ΚΕ, ενημερώνονται από τον πίνακα σχεδιασμού κινήσεων πελατών. Ειδικότερα, στη στήλη ΚΠ καθορίζεται η βασική κίνηση του παραστατικού ενώ οι στήλες ΚΕ1, ΚΕ2 αφορούν σε πιθανές καταχωρήσεις προκαταβολών – εισπράξεων.
Η στήλη ΤΑΞ ορίζει τον τρόπο ταξινόμησης των ειδών στο παραστατικό(1 – 9 οι επιλογές). Η στήλη Pck αναφέρεται στο αυτόματο packing όμοιων κωδικών το οποίο συγκεντρώνει σε μία γραμμή του παραστατικού, τις τιμές και τις ποσότητες, εάν κάποιο είδος καταχωρηθεί πάνω από μία φορά στο ίδιο παραστατικό. Αν είναι παραστατικά παρακαταθήκης χαρακτηρίζεται με «Ναι» η ανάλογη στήλη και τέλος αν το παραστατικό αφορά σε ενδοκοινοτικές παραδόσεις ορίζεται ο κωδικός Intrastat.
Επισημαίνεται πως οι πίνακες των κινήσεων αποθήκης και πελατών εμφανίζονται στην οθόνη με τη χρήση των πλήκτρων [F2] και [F3] αντίστοιχα.
- Παραστατικά αγορών
Η σχεδίαση των παραστατικών αγορών έχει την ίδια ακριβώς λογική με τα παραστατικά πώλησης, με την εξής διαφορά: Οι στήλες ΚΠ, ΠΜ, ΚΕ αφορούν στον πίνακα προμηθευτών οι οποίοι εμφανίζονται με την χρήση του πλήκτρου [F3].
Για μια ακόμη φορά τονίζεται η σοβαρότητα των εργασιών σχεδιασμού κινήσεων – παραστατικών. Απαιτείται γνώση και υπευθυνότητα.
- Παραστατικά παραγωγής
Για κάθε παραστατικό καθορίζεται η περιγραφή, η κατάσταση παραστατικού (1. Ανεκτέλεστο, 2. Εκτελεσμένο), ο ΑΧ των κινήσεων ανάλωσης, η φάση παραγωγής και ακολούθως οι κινήσεις παραγωγής, ανάλωσης και extra ανάλωσης, επιλεγμένες από τον πίνακα σχεδιασμού κινήσεων αποθήκης.
- Κινήσεις λογιστικής
Στον πίνακα σχεδιασμού των κωδικών κίνησης της λογιστικής περιλαμβάνονται τα εξής πεδία: Περιγραφή της κίνησης, ορισμός του αντισυμβαλλόμενου λογαριασμού όπου θεωρείται απαραίτητος, η ένταξη του σε ένα από τα υπάρχοντα θεωρημένα Ημερολόγια και τέλος, ο καθορισμός των flags σύμφωνα με τα οποία θα συμπεριφέρεται ο κωδικός κίνησης
- Κινήσεις παγίων
Εκτός των σταθερών κινήσεων που υπάρχουν στο πρόγραμμα, στο σημείο αυτό παρέχεται η δυνατότητα σχεδιασμού και άλλων, ανάλογα με τις ανάγκες της κάθε επιχείρησης. Εισάγεται η περιγραφή της κίνησης, καθορίζεται το είδος αυτής με βάση τον ορισμό των flags από τον αντίστοιχο πίνακα και δηλώνονται οι τύποι των κινήσεων που θα δημιουργούνται στα συσχετιζόμενα αρχεία, δηλαδή Προμηθευτών αν πρόκειται για Αγορά, Πελατών αν πρόκειται για Πώληση. Στην στήλη Σειρά επιλέγεται συγκεκριμένος κωδικός Παραστατικού από Αγορές ή Πωλήσεις για την αρίθμηση των κινήσεων.
Τέλος, ορίζεται η φόρμα εκτύπωσης, ο εκτυπωτής και ο τρόπος εμφάνισης του μηνύματος για εκτύπωση.