Η φόρμα αποτελείται από 6 μέρη που το καθένα εκτελεί κάποιες λειτουργίες διαφορετικές από αυτές των άλλων. Τα 6 αυτά μέρη πρέπει να υπάρχουν στη φόρμα, έστω και αν κάποια είναι κενά. Το χαρακτηριστικό αρχής κάθε τμήματος είναι το “#”. Οι διαστάσεις της κάθε φόρμας εκτύπωσης είναι 132 χαρακτήρες οριζόντια και 50 κάθετα. Ανεξάρτητα από το παραστατικό μπορεί να έχει απεριόριστο αριθμό γραμμών κατά την καταχώρηση γιατί έχει προβλεφθεί εκτύπωση σε σελίδες με επανάληψη των βασικών στοιχείων του παραστατικού και αυτόματη αρίθμηση αυτών. Η διαδικασία δημιουργίας (αλλά και μεταβολής) κάποιας φόρμας εκτύπωσης περιγράφεται με κάθε λεπτομέρεια στις επόμενες σελίδες. Παρακάτω αναλύονται τα 6 μέρη της φόρμας εκτύπωσης και ο ρόλος του καθενός.
- Μέρος 1: Σταθερά στοιχεία παραστατικού (ή Top Part)
Στο μέρος αυτό της φόρμας καταχωρείτε τα βασικά στοιχεία του παραστατικού που θα επαναλαμβάνονται στην ίδια θέση, όταν το παραστατικό καταλαμβάνει περισσότερο από μία σελίδα, (δηλαδή όταν έχουν καταχωρηθεί περισσότερα είδη από όσα έχουν δηλωθεί στον σχεδιασμό. Αυτό εξαρτάται βέβαια μόνο από τη μακέτα του παραστατικού που έχετε προμηθευτεί και σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε.
- Μέρος 2: Στοιχεία ειδών παραστατικού (ή Item Part)
Εδώ θα καταχωρήσετε τα στοιχεία που θα τυπώνονται για κάθε είδος που περιλαμβάνεται στο παραστατικό, όπως κωδικός, περιγραφή ποσότητα, τιμή, αξία και ότι άλλο είναι απαραίτητο να εμφανίζεται στο παραστατικό της επιχείρησής σας. Επίσης, θα δηλώσετε πόσες γραμμές θέλετε να καταλαμβάνουν οι πληροφορίες για κάθε είδος και ποιες θα είναι αυτές ανά γραμμή.
- Μέρος 3: Στοιχεία συνόλων παραστατικού (ή Total Part)
Στο μέρος αυτό καταχωρούνται τα στοιχεία που θα εμφανίζονται τα σύνολα του παραστατικού, δηλαδή συνολική αξία, ποσότητα, έκπτωση, ΦΠΑ, πληρωτέο κτλ. Το μέρος αυτό θα εμφανιστεί μόνο στην τελευταία σελίδα του παραστατικού, στο κάτω μέρος. Συνήθως στο μέρος αυτό αναφέρονται σχόλια με διάφορες πληροφορίες που αφορούν τον αποδέκτη του παραστατικού.
- Μέρος 4: Σελιδοποίηση παραστατικών (Paging Part)
Το μέρος αυτό της φόρμας χρησιμοποιείται για να τυπώσετε τον αριθμό σελίδας του παραστατικού και το συνολικό αριθμό σελίδων που καταλαμβάνει αυτό, στην περίπτωση φυσικά που τα είδη του δεν χωρούν σε μία σελίδα. Προϋπόθεση εκτύπωσης του μέρους 4: Τα στοιχεία που έχουν ορισθεί να τυπώνονται στο μέρος αυτό, δεν θα εκτυπωθούν καθόλου, εάν το παραστατικό καταλάβει μόνο μία σελίδα στον εκτυπωτή.
- Μέρος 5: Κενές γραμμές παραστατικού
Εδώ θα καθορίσετε πόσες κενές γραμμές θα αφήσει ο εκτυπωτής μέχρι το τέλος κάθε παραστατικού, (μετά από μέρος σελιδοποίησης ή του συνόλου), για να μεταφερθεί στην πρώτη εκτυπωμένη γραμμή του επόμενου παραστατικού.
- Μέρος 6: Τέλος παραστατικού
Το μέρος αυτό περιλαμβάνει μόνο τη γραμμή με το σύμβολο # το οποίο δηλώνει ότι οποιαδήποτε πληροφορία υπάρχει παρακάτω πρέπει να αγνοηθεί γιατί είναι σχόλιο και να επιστρέψει στην αρχή για να ξαναδιαβάσει χρήσιμες πληροφορίες. Πριν την περιγραφή του τρόπου με τον οποίο θα καθορίσετε ποια πεδία θα εκτυπωθούν, σε ποιες θέσεις, με ποια μορφή στο παραστατικό στην παράγραφο σχεδίαση – δυνατότητες που ακολουθεί, θα περιγραφούν κάποιες γενικές δυνατότητες όσον αφορά τα αρχεία με φόρμες που μπορείτε να έχετε και τις διαφορετικές φόρμες στο κάθε ένα αρχείο. Επίσης, θα περιγραφεί εάν και πώς κάποια φόρμα που φτιάχτηκε για τις κινήσεις ενός προγράμματος μπορεί να χρησιμοποιηθεί από κάποιο άλλο.
Συσχετισμός αρχείων – πεδίων και επιλογή αρχείων με φόρμες
Μόλις επιλέξετε αυτήν την εργασία το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. θα σας ρωτήσει για ποιο αρχείο θέλετε να σχεδιάσετε κάποια φόρμα εκτύπωσης. Μπορείτε να επιλέξετε από το παράθυρο εάν η φόρμα που θα σχεδιάσετε θα σχετίζεται με παραστατικά πωλήσεων, αγορών, παραγωγής ή με τις κινήσεις αποθήκης, πελατών, προμηθευτών, παγίων, αξιογράφων ή με τα άρθρα της Γενικής Λογιστικής. Η επιλογή είναι σημαντική διότι μπορείτε να επιλέξετε πεδία που θα περιλαμβάνονται στη φόρμα μόνο από ένα αρχείο κάθε φορά. Κάθε πεδίο χαρακτηρίζεται από έναν αριθμό, με τον οποίο θα το καλείτε στην φόρμα (για την ακρίβεια, στη λίστα εκτύπωσης της φόρμας).
Σε ένα αρχείο υπάρχουν 64 διαφορετικές φόρμες. Είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι τις ίδιες φόρμες μπορείτε να δείτε έχοντας κάνει οποιαδήποτε από τις παραπάνω επιλογές που αφορούν με ποιο αρχείο θα σχετίζεται η φόρμα που σχεδιάζετε. Η διαφορά βρίσκεται στην αντιστοίχιση των πεδίων του αρχείου με τους αριθμούς τους. Μπορείτε δηλαδή να έχετε κάποια φόρμα που χρησιμοποιείται για παραστατικά πωλήσεων στην οποία το πεδίο 2 αντιστοιχεί στο όνομα του πελάτη (αυτό σημαίνει πως έχετε επιλέξει Παραστατικά Πωλήσεων από το παράθυρο Επιλογή Αρχείου που εμφανίζεται στη αρχή της εργασίας).
Την ίδια όμως φόρμα μπορείτε να δείτε και αφού έχετε επιλέξει, για παράδειγμα, Κινήσεις Αποθήκης στην επιλογή αρχείου. Τώρα όμως το πεδίο 2 αντιστοιχεί στον κωδικό είδους και όπως είναι φυσικό, εάν η ίδια φόρμα χρησιμοποιηθεί για διαφορετικά αρχεία χωρίς να διαφοροποιηθεί, τα αποτελέσματα δεν θα είναι σωστά γιατί θα τυπώνεται το περιεχόμενο άλλων πεδίων, αυτών δηλαδή που αντιστοιχούν στους αριθμούς που περιλαμβάνονται στη φόρμα σύμφωνα με το εκάστοτε αρχείο. Μπορείτε όμως πολύ εύκολα να μετατρέψετε κάποια φόρμα που χρησιμοποιείτε για ένα αρχείο (αφού συνήθως την αντιγράψετε πριν σε κάποια νέα φόρμα) σε μια χρήσιμη φόρμα για κάποιο άλλο αρχείο και να αποφύγετε την διαδικασία επανασχεδιασμού ολόκληρης της φόρμας. Βοηθητικές εργασίες όσον αφορά την αντιγραφή φορμών θα βρείτε στα F keys, όπου επίσης θα βρείτε και την αντιστοίχιση των πεδίων κάθε αρχείου με τον αριθμό τους. Επαναλαμβάνεται πως η αντιστοίχιση αυτή εξαρτάται από το ποιο αρχείο επιλέξατε στην αρχή της εργασίας.
Αναφέρθηκε πώς κάθε αρχείο φορμών περιλαμβάνει 64 διαφορετικές φόρμες. Είναι λοιπόν απαραίτητο να ονομάζετε τις φόρμες σας ακριβώς σύμφωνα με τη χρήση τους, έτσι ώστε να αποφευχθεί η λανθασμένη χρησιμοποίησή τους. Το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. αμέσως μετά την επιλογή του αρχείου με ποιο θα σχετίζονται τα πεδία της φόρμας (κινήσεις αποθήκης, παραστατικά πωλήσεων κτλ), θα σας ζητήσει το όνομα του αρχείου που περιλαμβάνει τις φόρμες (συνήθως με suffix .fnt). Δίνοντας *.fnt, το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. προβάλλει όλα τα αρχεία με αυτό το suffix και εσείς πρέπει να διαλέξετε ένα από αυτά. Εναλλακτικά, μπορείτε να δώσετε κατευθείαν το όνομα του αρχείου με τις φόρμες. Στην προβολή των διαθέσιμων αρχείων βλέπετε μια γραμμή με τις λέξεις νέο αρχείο, και μπορείτε έτσι, επιλέγοντας αυτήν, να δημιουργήσετε ένα καινούριο αρχείο με φόρμες, δίνοντας το όνομά του αμέσως μετά.
Μόλις ολοκληρωθεί η επιλογή του αρχείου με τις φόρμες πρέπει να διαλέξετε σε ποια φόρμα από αυτές θα εργαστείτε, από το σχετικό παράθυρο που περιλαμβάνει όλες τις φόρμες του συγκεκριμένου αρχείου. Αμέσως προβάλλεται η ονομασία της φόρμας, την οποία μπορείτε και να μεταβάλετε. Εάν πρόκειται για σχεδιασμό νέας φόρμας, εισάγετε εδώ την ονομασία της. Τώρα είστε έτοιμοι να σχεδιάσετε τη φόρμα, ακολουθώντας τις οδηγίες στις επόμενες σελίδες.
Σχεδίαση – Δυνατότητες
- Ορισμός μέρους
Για να ορίσετε την αρχή κάποιου μέρους από τα 6 που στην αρχή περιγράφηκαν, θα χρησιμοποιήσετε το σύμβολο “#” σαν πρώτο χαρακτήρα κάποιας γραμμής. Το τέλος κάποιου μέρους από τα 6 ορίζεται αυτόματα από την αρχή του επόμενου μέρους, που αρχίζει, βέβαια, με το ίδιο σύμβολο. Ειδικά στο τέλος του πέμπτου μέρους, γράψτε πάλι το σύμβολο αυτό, για το τέλος της φόρμας.
Έτσι, η φόρμα που θα σχεδιάσετε πρέπει να περιέχει 6 τέτοια σύμβολα (“#”), πέντε για την αρχή κάθε μέρους και ένα στο τέλος του πέμπτου μέρους. Χαρακτήρες που ακολουθούν το σύμβολο αυτό (μετά τον αριθμό επανάληψης, εάν υπάρχει) αγνοούνται από το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. και μπορούν έτσι να παίξουν το ρόλο σχολίων, χρήσιμα στον σχεδιαστή της φόρμας.
Εφόσον, βέβαια, αγνοούνται από το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P., δεν εκτυπώνονται στο παραστατικό.
- Επανάληψη στοιχείων μέρους
Μπορείτε να επαναλάβετε τα στοιχεία κάποιου μέρους π.χ. του δεύτερου, στοιχεία ειδών παραστατικού, χρησιμοποιώντας το σύμβολο “:” και δίπλα ένα νούμερο έτσι ώστε, ότι έχετε σχεδιάσει να επαναληφθεί τόσες φορές όσες δείχνει ο αριθμός που αναγράφεται δίπλα από τα σύμβολα “#”, “:” που ορίζει την αρχή κάποιου μέρους και τις φορές επανάληψης. Έτσι, εάν θέλετε να επαναλάβετε το δεύτερο μέρος 14 φορές, για να τυπωθούν 14 είδη σε κάθε σελίδα του παραστατικού, γράψτε την αρχή του δεύτερου μέρους ως εξής: #:14. Επίσης, με τη ρύθμιση #:0 μπορείτε να δηλώσετε ότι θα εκτυπωθούν τόσες γραμμές όσες χρησιμοποιούνται από τα τιμολογούμενα είδη. Το τμήμα εκείνο που έχει νόημα να επαναληφθεί είναι μόνο το δεύτερο (τμήμα επανάληψης ειδών) και μόνο για τα παραστατικά πωλήσεων ή αγορών, γιατί μόνο εκεί έχετε περισσότερες από μία γραμμές με τις ίδιες πληροφορίες. Σε όλα τα υπόλοιπα τμήματα ή αρχεία δεν έχει νόημα.
- Εισαγωγή κειμένου
Μπορείτε ακόμη να εισάγετε κείμενο οπουδήποτε μέσα στη φόρμα, που να περιέχει οτιδήποτε κρίνετε απαραίτητο, ή να επεξηγεί κάποιο πεδίο που περιγράφεται δίπλα του. Για παράδειγμα, εισάγετε τους χαρακτήρες “ΑΦΜ” πριν από το αντίστοιχο πεδίο, έτσι ώστε να γνωρίζει ο αποδέκτης πού αναφέρονται οι αντίστοιχοι τυπωμένοι αριθμοί, εάν δεν έχει προβλεφθεί από πριν στη μακέτα του παραστατικού.
Μια άλλη χρήση της δυνατότητας αυτής είναι αυτή της τροποποίησης ή διαγραφής κάποιων στοιχείων που αναγράφονται στη μακέτα και δεν χρησιμοποιούνται πλέον. Γράψτε στην κατάλληλη θέση τόσα “Χ” για παράδειγμα, που θα διαγράφουν το μη χρησιμοποιούμενο πεδίο, όσο και το μήκος του πεδίου της μακέτας. Αν πρόκειται, π.χ., για αλλαγή τηλεφώνου γράφετε δίπλα από τα “Χ” που διαγράφουν τον παλαιό αριθμό, το νέο αριθμό τηλεφώνου.
Θυμηθείτε πως κείμενο δίπλα από το σύμβολο αρχής μέρους (“#”) και τον αριθμό επανάληψης, εάν υπάρχει, αγνοείται από την εφαρμογή και δεν θα εκτυπωθεί στο παραστατικό. Το ίδιο μπορεί να γίνει και μέσα στο [F2] και να καλεστεί με θέσεις εκτύπωσης περισσότερες από μία φορές.
- Εισαγωγή πεδίων στο παραστατικό
Στη συνέχεια περιγράφεται ο τρόπος που θα εισάγετε τα πεδία που θα εκτυπώνονται στα παραστατικά τα οποία θα ακολουθούν τη φόρμα που σχεδιάζετε.
Η φόρμα συνδέεται με μία λίστα θέσεων εκτύπωσης, που περιλαμβάνει 100 τέτοιες θέσεις, στις οποίες θα καταχωρηθούν οι πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τον τρόπο εμφάνισής τους στο παραστατικό. Κάθε γραμμή (θέση) της λίστας περιέχει τον αριθμό του πεδίου που θα εκτυπωθεί και πληροφορίες σχετικές με την εμφάνιση του πεδίου αυτού. Η λίστα εμφανίζεται με το [F2] και, στη συνέχεια, οι αριθμοί των πεδίων με το [F1].
Στη φόρμα εισάγεται, στο σημείο που επιθυμείτε να εκτυπωθεί κάποιο πεδίο, μόνον ο αριθμός κάποιας θέσης εκτύπωσης (1-100), μετά το σύμβολο “@” που σημαίνει “θέση εκτύπωσης” ΧΧΧ ή πιο απλά “τύπωσε το πεδίο που θα βρεις στην θέση εκτύπωσης ΧΧΧ, όπως περιγράφεται εκεί”, π.χ. @18. Η θέση εκτύπωσης αυτή τώρα, περιέχει τον αριθμό του πεδίου που θα εκτυπωθεί και τον τρόπο εκτύπωσής του. Για τον τρόπο εκτύπωσης μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες δυνατότητες που περιγράφονται στη συνέχεια, όπως κεντράρισμα, αριστερή ή δεξιά στοίχιση κ.τ.λ.
Τις περισσότερες φορές μπορείτε, προαιρετικά, να έχετε συσχετίσει κάποια θέση εκτύπωσης του [F2] με τον αριθμό του πεδίου από το [F1]. Αυτό βέβαια δεν είναι υποχρεωτικό, γιατί είναι δυνατό να θέλετε να εκτυπώσετε δύο φορές το ίδιο πεδίο στο παραστατικό, με διαφορετικό ίσως τρόπο, οπότε θα χρειαστείτε δύο θέσεις εκτύπωσης αλλά υπάρχει μόνο μία θέση εκτύπωσης. Γιατί οι θέσεις εκτύπωσης όπως είπαμε φτάνουν μέχρι το 100 ενώ τα πεδία των αρχείων είναι περισσότερα.
Το σημαντικό, που πρέπει να κατανοηθεί απόλυτα, είναι ότι στη φόρμα εισάγονται οι αριθμοί θέσεων εκτύπωσης της λίστας και όχι οι αριθμοί των πεδίων του επιλεγμένου αρχείου, παρ’ ότι μπορεί να ταυτίζονται οι δύο αριθμοί.
Τρία ειδικά σύμβολα (μόνο σαν χαρακτήρες γραμμής), τα οποία στέλνουν οδηγίες και μηνύματα στον εκτυπωτή σας.
^L:ΧΧ : Αφήνει τόσες κενές γραμμές όσο ο αριθμός ΧΧ που ακολουθεί.
^P:ΧΧ : Αφήνει τόσες κενές σελίδες όσο ο αριθμός ΧΧ που ακολουθεί.
^Μ:ΧΧ: Διαμορφώνει το κείμενο σύμφωνα με τον αριθμό που ακολουθεί:
1 = οριζόντια συμπύκνωση,
2 = ακύρωσή της,
3 = κατακόρυφη συμπύκνωση,
4 = ακύρωσή της,
5 = διπλή εκτύπωση,
6 = ακύρωσή της,
7 = έντονη εκτύπωση,
8 = ακύρωσή της,
9 = αλλαγή γραμμής και
10 = αλλαγή σελίδας.
^Ζ:ΧΧ: Εάν ΧΧ = 0 τότε δεν εμφανίζονται τα μηδενικά στη φόρμα μέχρι να ακυρωθεί από την εντολή ^Ζ:1 με την οποία επιτρέπεται και πάλι η εμφάνιση των μηδενικών στη φόρμα.
^Ν:ΧΧ:ΧΧ: Καθορίζει το format της εκτύπωσης των αριθμών. Οι αριθμοί που ακολουθούν είναι οι ASCII χαρακτήρες που θα καθορίσουν το format της εκτύπωσης. Η ακύρωση της προηγούμενης εντολής συντάσσεται ^Ν:0:0.
Στο δεύτερο τμήμα της φόρμας (Item Part) μπορείτε να εκτυπώσετε στην ίδια γραμμή συμπυκνωμένη και κανονική εκτύπωση. Ο τρόπος με τον οποίο γίνεται είναι ο ακόλουθος: Γράφετε το κάθε τμήμα σε ξεχωριστή γραμμή όπου στο τέλος της γραμμής θα υπάρχει το σύμβολο “\”. Το σύμβολο αυτό σημαίνει ότι οι γραμμές αυτές αποτελούν μία γραμμή. Με το σύμβολο “\\” δηλώνετε το τέλος γραμμής.
Στην οθόνη “Μέρος της φόρμας 1” φαίνονται οι θέσεις εκτύπωσης στη φόρμα. Το πεδίο που υπάρχει σε κάθε θέση (ο αριθμός θέσης με τον αριθμό του πεδίου) αρχίζει να εκτυπώνεται από τον χαρακτήρα που είναι το “@”.
- Ορισμός αριθμού χαρακτήρων
Όπως θα έχετε ήδη προσέξει, στη λίστα με τις θέσεις εκτύπωσης, εκτός από το σύμβολο του πεδίου και τον αριθμό του πεδίου, υπάρχει δεξιά του ακόμη ένας αριθμός που υποδηλώνει πόσοι χαρακτήρες από το πεδίο αυτό θα εκτυπωθούν στο παραστατικό, αρχίζοντας από αριστερά, από τον πρώτο χαρακτήρα του πεδίου. Για παράδειγμα, στη θέση εκτύπωσης 22, θα εκτυπωθούν 9 χαρακτήρες από το πεδίο 22 Προηγ. υπόλοιπο. Όπως φαίνεται, για να υποδηλωθούν οι χαρακτήρες που θα εκτυπωθούν, πρέπει στις θέσεις εκτύπωσης μετά από τον αριθμό του πεδίου (22) να γράψετε: 9. Ο δεύτερος αριθμός λοιπόν στις θέσεις εκτύπωσης δηλώνει τους χαρακτήρες που θα εκτυπωθούν. Διαχωριστικό σημείο είναι οι δύο τελείες (:).
Σημείωση: Ο αριθμός χαρακτήρα δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερος από το διάστημα που αφήσατε κατά το σχεδιασμό της φόρμας μεταξύ της συγκεκριμένης θέσης εκτύπωσης και της επόμενης γιατί τότε οι πληροφορίες που θα θέλετε να πέφτουν η μία πάνω στην άλλη με αποτέλεσμα κάποιες από αυτές να μη τυπώνονται.
- Κεντράρισμα χαρακτήρων
Μπορείτε να ρυθμίσετε έτσι την εκτύπωση του πεδίου ώστε οι χαρακτήρες που θα εκτυπωθούν από αυτό (τον αριθμό τους επιλέξατε με την προηγούμενη δυνατότητα) να εμφανιστούν στη μέση του συνολικού χώρου που καταλαμβάνει το πεδίο. Έτσι, εάν κάποιο πεδίο έχει μήκος αρχικά 40 χαρακτήρες και εσείς έχετε ορίσει να εκτυπωθούν οι 20 από αυτό κεντραρισμένοι, αυτοί θα εκτυπωθούν στις θέσεις 10 έως 30 και όχι 1 έως 20, όπως θα τυπώνονταν χωρίς την ρύθμιση αυτή. Για να χρησιμοποιήσετε το κεντράρισμα πρέπει να γράψετε, στις θέσεις εκτύπωσης, το γράμμα C ή c μετά από τον αριθμό χαρακτήρων που θα εκτυπωθούν, όπως π.χ. &99:20:C όπου το &99 δηλώνει αριθμό πεδίου, το 20 αριθμό χαρακτήρων και το C κεντράρισμα.
- Αριστερή και δεξιά στοίχιση χαρακτήρων
Παρόμοια με το κεντράρισμα, μπορείτε να στοιχίσετε τους χαρακτήρες αριστερά ή δεξιά εισάγοντας τα γράμματα L ή l και R ή r αντίστοιχα. Με L οι χαρακτήρες θα στοιχίσουν αριστερά, θα εκτυπωθούν δηλαδή από την αρχή του πεδίου στο παραστατικό, ενώ με R θα εκτυπωθούν έτσι ώστε ο τελευταίος χαρακτήρας που θα εκτυπωθεί να είναι ο τελευταίος στον χώρο που θα καταλάμβανε το πεδίο εάν εκτυπωνόταν ολόκληρο το μήκος του.
Παράδειγμα: Από το πεδίο 32, όπως τυπώνεται στη θέση 18, θα εκτυπωθούν 9 χαρακτήρες στοιχισμένοι αριστερά (32:9:L).
- Επιλογή τμήματος χαρακτήρων
Εάν έχετε κάνει κάποια στοίχιση των χαρακτήρων (C, R, L) μπορείτε ακόμη να επιλέξετε ποιοι από αυτούς τελικά θα εκτυπωθούν δίνοντας τη θέση τους μέσα στο πεδίο, μέσα σε δύο αγκύλες, όπως π.χ. στη θέση εκτύπωσης 32 όπου εισήχθη 32:6:c:[4,9] που σημαίνει εκτύπωση του πεδίου 32 (αριθμός παραστατικού), αλλά μόνο 6 χαρακτήρες από αυτό, που θα εκτυπωθούν κεντραρισμένοι στο συνολικό μήκος του πεδίου, και θα είναι οι χαρακτήρες 4, 5, 6, 7, 8 και 9 του πεδίου, όχι δηλαδή από την αρχή του πεδίου, αλλά από τον χαρακτήρα 4 μέχρι και τον χαρακτήρα 9. Στο συγκεκριμένο πεδίο (32) αυτό σημαίνει πως επιθυμείτε εκτύπωση μόνο του αριθμητικού μέρους του παραστατικού και όχι και του είδους του (ΤΑΔ, ΤΑΕ κλπ). Απαραίτητη προϋπόθεση για τη σωστή λειτουργία της δυνατότητας είναι να έχει γίνει κάποια στοίχιση π.χ. (c, r, l).
- Επιλογή τμήματος χαρακτήρων από ή έως
Υποπερίπτωση της προηγούμενης δυνατότητας αποτελεί αυτή η δυνατότητα. Μπορείτε δηλαδή να ορίσετε ότι θέλετε εκτύπωση από έναν χαρακτήρα και μετά, ή έως έναν χαρακτήρα. Αυτό γίνεται αφήνοντας κενό στην αγκύλη στη θέση έως ή από αντίστοιχα.
Στη θέση 32, του προηγούμενου παραδείγματος, θα μπορούσατε να εισάγετε 32:5:c:[4,] που σημαίνει τα ίδια με πριν, αλλά εκτύπωση από τον χαρακτήρα 4 και μετά, για μήκος 5 χαρακτήρων. Ανάλογα, θα μπορούσατε να έχετε 32:3:c:[,3] που σημαίνει εκτύπωση μέχρι τον τρίτο χαρακτήρα του αριθμού παραστατικού, δηλαδή μόνο του είδους παραστατικού (ΤΑΕ, ΤΑΑ κλπ).
Αφού ορίσετε τα πεδία που θα εκτυπωθούν στις θέσεις εκτύπωσης και μεταφέρετε τις θέσεις αυτές στη φόρμα, καταχωρήστε τις αλλαγές με Ν (Ναι) και επαναλάβετε τη διαδικασία για όσες φόρμες θέλετε.
Μπορείτε ακόμη να πάρετε εκτύπωση της φόρμας στον εκτυπωτή, μαζί με τη λίστα των θέσεων εκτύπωσης για να ελέγξετε το παραστατικό, απαντώντας θετικά στην ερώτηση του ΚΕΦΑΛΑΙΟY E.R.P..
Στατιστική του μεγέθους του αρχείου φορμών περιλαμβάνεται στις διαθέσιμες (με τα F keys) εργασίες όπου επίσης θα βρείτε βοηθητική εργασία για την αντιγραφή μεταξύ φορμών, για την περίπτωση που δημιουργείτε κάποια φόρμα που έχει πολλά κοινά στοιχεία με κάποια προηγούμενη.
Ακόμη θα βρείτε και εδώ εργασία εκτύπωσης της φόρμας στον εκτυπωτή για τον τελικό έλεγχο των όσων περιλαμβάνει.
- Φόρμες εκτύπωσης (με ανάλυση σε Χ/Μ)
Ο σχεδιασμός φορμών εκτύπωσης παραστατικών, με εκτύπωση και της ποσοτικής ανάλυσης κατά χρώμα/ μέγεθος, ενεργοποιείται με την δήλωση #:1 στην αρχή της φόρμας και με την προσθήκη 3 επιπλέον τμημάτων (#) στο τέλος της φόρμας. Τα πεδία που αφορούν τις πληροφορίες που σχετίζονται με τον σχεδιασμό των τμημάτων της ανάλυσης κατά χρώμα/ μέγεθος, είναι:
| 456..475 | Περιγραφή μεγέθους |
| 476 | Περιγραφή χρώματος |
| 477..496 | Ποσότητες ανά μέγεθος (για το χρώμα της επανάληψης) |
| 503..522 | Σύνολα ποσοτήτων ανά μέγεθος |
| 523..542 | Διαβάθμιση τιμών ανά μέγεθος |
Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στον σωστό καθορισμό των τμημάτων (#) της σχεδιαζόμενης φόρμας, όπως φαίνεται στην επόμενη οθόνη.
Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να δείτε στην ιστοσελίδα μας www.unisoft.gr.