Από τις 25 Μαΐου 2018, τίθεται σε εφαρμογή σε όλα τα κράτη – μέλη της ΕΕ, ο νέος Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (General Data Protection Regulation – GDPR), η συμμόρφωση με τον οποίο αφορά όλες τις επιχειρήσεις που επεξεργάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, ανεξαρτήτως κλάδου, οικονομικής δραστηριότητας και μεγέθους.
Ως «Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων» ορίζονται ενέργειες όπως η συλλογή και καταχώριση, η οργάνωση, η αποθήκευση, η μεταβολή, η ανάκτηση, η χρήση, η διάδοση και γενικά κάθε μορφή διάθεσης, η διαγραφή και η καταστροφή.
Ως «Δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα» ορίζεται κάθε πληροφορία που αφορά κάποιο φυσικό πρόσωπο, και από μόνη της ή σε συνδυασμό με άλλες πληροφορίες, μπορεί να οδηγήσει στην ταυτοποίησή του, είτε άμεσα είτε έμμεσα.
Οι παρεμβάσεις στην εφαρμογή που σχετίζονται με την νέα διαχείριση συνοψίζονται στις εξής:
Παράμετροι GDPR
Ενεργοποίηση ελέγχων πρόσβασης σε προσωπικά δεδομένα
Ορίζεται η ενεργοποίηση της διαχείρισης.
Χρήστες με πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα
Εδώ καθορίζονται οι χρήστες που διατηρούν το δικαίωμα πρόσβασης σε πεδία προσωπικών δεδομένων.
Πεδία προσωπικών δεδομένων πελατών
Εδώ χαρακτηρίζονται σαν πεδία προσωπικών δεδομένων, τυχόν επιπλέον πεδία των στοιχείων των πελατών εκτός των προκαθορισμένων από την εφαρμογή.
Πεδία προσωπικών δεδομένων προμηθευτών
Εδώ χαρακτηρίζονται σαν πεδία προσωπικών δεδομένων, τυχόν επιπλέον πεδία των στοιχείων των προμηθευτών εκτός των προκαθορισμένων από την εφαρμογή.
Πεδία προσωπικών δεδομένων λογαριασμών
Εδώ χαρακτηρίζονται σαν πεδία προσωπικών δεδομένων, τυχόν επιπλέον πεδία των στοιχείων των λογαριασμών εκτός των προκαθορισμένων από την εφαρμογή.
Εκτυπώσεις προσωπικών δεδομένων πελατών
Εδώ χαρακτηρίζονται εκτυπώσεις που περιλαμβάνουν πεδία προσωπικών δεδομένων, όπως Ευρετήριο πελατών, Υπόλοιπα πελατών κλπ
Εκτυπώσεις προσωπικών δεδομένων προμηθευτών
Εδώ χαρακτηρίζονται εκτυπώσεις που περιλαμβάνουν πεδία προσωπικών δεδομένων, όπως Ευρετήριο προμηθευτών, Υπόλοιπα προμηθευτών κλπ
Ειδικές εργασίες – εκτυπώσεις
Με την Ανωνυμοποίηση των προσωπικών δεδομένων ενός φυσικού προσώπου, επιτυγχάνεται η αυτόματη απόκρυψη των βασικών πεδίων των προσωπικών δεδομένων του, για όλες τις χρήσεις.
Ειδική Εκτύπωση με όλα τα προσωπικά δεδομένα ενός φυσικού προσώπου.
Καταγραφή σε ειδικό αρχείο
Οι ενέργειες που συσχετίζονται με οποιοδήποτε τρόπο με τα προσωπικά δεδομένα ενός φυσικού προσώπου, καταγράφονται σε ειδικό αρχείο καταγραφής.
Τέτοιες ενέργειες θεωρούνται:
Πληροφορίες του αρχείου αυτού μπορεί να ανακτήσει ο χρήστης μέσω της συγκεκριμένης εκτύπωσης.