Η χρήση κωδικών για τα είδη, τους πελάτες, τους προμηθευτές, κλπ. είναι απαραίτητη για τη λειτουργία της εφαρμογής. Οι κωδικοί μπορούν να έχουν οποιαδήποτε μορφή επιθυμείτε, συνιστάται δε να επιλέξετε τη μορφή τους με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτρέπεται ο διαχωρισμός τους σε ομάδες, για εύκολη και γρήγορη επιλογή του αρχείου που σας ενδιαφέρει, καθώς και μέγιστη αξιοποίηση των δυνατοτήτων που σας παρέχονται.
Κατά την εγκατάσταση του προγράμματος πρέπει να καθορίσετε ποια θα είναι η μορφή του κωδικού για κάθε ενότητα, από την εργασία [Οργάνωση – Παράμετροι – Ειδικές], καθώς και την ομαδοποίησή τους.
Το πρόγραμμα καθορίζει το μέγιστο μήκος των κωδικών σε 15 χαρακτήρες, ενώ εσείς πρέπει να καθορίσετε το ελάχιστο μήκος τους. Προαιρετικά, μπορείτε να συμπεριλάβετε στους κωδικούς και διαχωριστικά σύμβολα, όπως “-” και “/”. Έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε τρεις διαφορετικές κατηγορίες κωδικών:
Είναι ο κωδικός που αποτελείται μόνο από αριθμούς (0–9). Για να ορισθεί ένας κωδικός αριθμητικός πρέπει να χρησιμοποιήσετε το γράμμα «D» (Digit).
Είναι ο κωδικός που αποτελείται μόνο από γράμματα (Α..Ω, α..ω, A..Z, a..z). Για να ορισθεί ένας κωδικός αλφαβητικός πρέπει να χρησιμοποιήσετε το γράμμα «L» (Letter).
Είναι ο κωδικός που αποτελείται από οποιονδήποτε συνδυασμό αριθμών και γραμμάτων. Για να ορισθεί ένας κωδικός αλφαβητικός πρέπει να χρησιμοποιήσετε το γράμμα «A» (Alphanumeric).
Για να καθορίσετε το ελάχιστο μήκος των παραπάνω κωδικών θα χρησιμοποιήσετε για τον καθένα το κατάλληλο γράμμα «D», «L», «A», αλλά με μικρούς και όχι κεφαλαίους χαρακτήρες, δηλαδή θα πληκτρολογήσετε αντίστοιχα «d»,» «l», «a».
Έτσι, για παράδειγμα, εάν κατά τη δημιουργία της μορφής των κωδικών για τα είδη της αποθήκης θέλετε μόνο αριθμητικούς κωδικούς, πρέπει να εισάγετε τόσα «D» όσο θα είναι και το μήκος του κωδικού σε χαρακτήρες. Ένα μόνο από αυτά θα πρέπει να το εισάγετε μικρό και όχι κεφαλαίο, δηλαδή «d», το οποίο θα σημαίνει ότι μέχρι και αυτό θα είναι το ελάχιστο μήκος του κωδικού σε χαρακτήρες. Επομένως κατά την εισαγωγή των ειδών οι κωδικοί δεν μπορούν να είναι μικρότεροι σε μήκος από τους χαρακτήρες μέχρι και το «d».
Αν στο παραπάνω παράδειγμα παρεμβάλετε και διαχωριστικά σύμβολα, ένας κωδικός θα μπορούσε να έχει τη μορφή (DD-Dd-DDD), που σημαίνει ότι το μέγιστο μήκος του κωδικού είναι 9 χαρακτήρες και το ελάχιστο 5. Τα αντίστοιχα ισχύουν και στους αλφαβητικούς και στους αλφαριθμητικούς κωδικούς.
Σε κάθε περίπτωση εισαγωγής κωδικού που δε συμφωνεί με την προκαθορισμένη γενική μορφή, η εφαρμογή σας υπενθυμίζει τη σωστή μορφή. Θυμηθείτε ότι ο κωδικός είναι μοναδικό στοιχείο για το κάθε είδος, επομένως δύο είδη δεν μπορούν να έχουν τον ίδιο κωδικό.