Η διαδικασία σχεδίασης του font ανάγνωσης είναι παρόμοια με αυτή της σχεδίασης φόρμας εκτύπωσης παραστατικών και είναι χρήσιμο να συμβουλευτείτε την περιγραφή της παραπάνω εργασίας, έτσι ώστε να κατανοήσετε ευκολότερα αυτήν την εργασία. Εδώ υπογραμμίζονται μόνον τα διαφορετικά σημεία, καθώς και οι επιπλέον πληροφορίες που χρειάζεστε για την εκτέλεση της εργασίας αυτής.
Τα αρχεία ΑSCΙΙ περιλαμβάνουν συνήθως μία εγγραφή (record) με πληροφορίες ανά γραμμή. Μια εγγραφή είναι, για παράδειγμα, αυτή που περιέχει τις πληροφορίες (πεδία) για το είδος 11-11-111. Σε αυτή τη γραμμή, περιέχονται σε ορισμένες στήλες (θέσεις) τα πεδία, για παράδειγμα ο κωδικός, η περιγραφή, διάφορα αριθμητικά μεγέθη κτλ. που έχει εγγράψει το πρόγραμμα που δημιούργησε το αρχείο (όπως ακριβώς δημιουργεί αρχεία ΑSCΙΙ και το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P., από τις διάφορες εκτυπώσεις και reports generators). Από αυτά τα πεδία πολλά μπορεί να μη σας είναι χρήσιμα και έτσι πρέπει να καθορίσετε να εισαχθούν στα δικά σας αρχεία αυτά τα πεδία που σας χρειάζονται.
Το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. σας δίνει τη δυνατότητα να εισάγετε πεδία και από αρχεία που το μέγεθος της κάθε εγγραφής που περιέχουν ξεπερνά τη μία γραμμή (255 χαρακτήρες). Έτσι, μπορείτε να συνεχίσετε τον ορισμό των πεδίων που θα διαβαστούν από το αρχείο σε επόμενες γραμμές (μέχρι 8 γραμμές). Για να τελειώσετε τον ορισμό της εγγραφής πρέπει να εισάγετε τον χαρακτήρα “#” στην επόμενη κενή γραμμή του font, που σημαίνει τέλος ορισμού font.
Ας δούμε τώρα που έχετε τις προαπαιτούμενες γνώσεις, τον τρόπο που θα εισάγετε τα πεδία που θα διαβάζονται από το αρχείο ΑSCΙΙ στο font που σχεδιάζετε.
Τo font συνδέεται με μία λίστα θέσεων πεδίων που περιλαμβάνει 50 τέτοιες θέσεις, στις οποίες θα καταχωρηθούν οι πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τον τρόπο εγγραφής τους στο αρχείο ΑSCΙΙ. Κάθε γραμμή (θέση) της λίστας περιέχει τον αριθμό του πεδίου που θα διαβαστεί και πληροφορίες σχετικές με την εγγραφή του πεδίου αυτού.
Η λίστα εμφανίζεται με το [F2] και, κατόπιν, μπορείτε να επιλέξετε πεδίο από το ειδικό παράθυρο που προβάλλεται πατώντας [F6] και φωτίζοντας το πεδίο που θέλετε. Αυτόματα εισάγεται ο αριθμός του στη λίστα θέσεων πεδίου, στη γραμμή που βρίσκεται ο cursor.
Στο font εισάγεται στο σημείο από όπου επιθυμείτε να διαβαστεί κάποιο πεδίο, (στη στήλη δηλαδή που γνωρίζετε ότι αρχίζει κάποιο πεδίο στο αρχείο ΑSCΙΙ), μόνον ο αριθμός κάποιας θέσης (1-50), μετά το σύμβολο “@” που σημαίνει “θέση ανάγνωσης πεδίου” ΧΧΧ ή πιο απλά “διάβασε το πεδίο που θα βρεις στην θέση πεδίου ΧΧΧ, όπως περιγράφεται εκεί”, π.χ. @1.
Η θέση αυτή τώρα, περιέχει τον αριθμό του πεδίου που θα διαβαστεί και τον τρόπο ανάγνωσής του. Για τον τρόπο ανάγνωσης μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες δυνατότητες που περιγράφονται στη συνέχεια.
Τις περισσότερες φορές μπορείτε προαιρετικά να έχετε καταχωρήσει σε κάποια θέση πεδίου, στην ειδική λίστα, την περιγραφή του πεδίου με τον ίδιο αριθμό, π.χ. στην θέση ανάγνωσης 2 έχετε καταχωρήσει το πεδίο 2 Κωδικός είδους και τις σχετικές με την ανάγνωσή του πληροφορίες.
Το σημαντικό, που πρέπει να κατανοηθεί απόλυτα, είναι ότι στο font εισάγονται οι αριθμοί θέσεων ανάγνωσης στη λίστα και όχι οι αριθμοί πεδίων, παρότι μπορεί να είναι ίδιοι οι δύο αριθμοί.