Κατά την καταχώριση παραστατικών, η διαχείριση ασχολείται μόνο με αυτά που επηρεάζουν ποσότητες εξαγωγών (θετικά) και περιέχουν είδος (ή είδη) με ενεργοποιημένο το ειδικό χαρακτηριστικό 22. Στις γραμμές αυτών των ειδών εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη, αυτόματα την πρώτη φορά με την αλλαγή γραμμής ή στην συνέχεια με το πλήκτρο [TAB] στο πεδίο «Αξία», αν θέλουμε να κάνουμε αλλαγές στα στοιχεία.
Σε αυτήν την οθόνη συμπληρώνουμε όλα τα πεδία χωρίς τιμή (πχ. Καλλιέργεια και Αιτία). Κατά την καταχώριση του παραστατικού γίνονται οι απαραίτητοι έλεγχοι και μετά την εκτύπωσή του, ακολουθεί η αποστολή του στο site του υπουργείου. Αν η αποστολή γίνει με επιτυχία τότε εκτυπώνεται και το σχετικό έντυπο.
Στην μαζική μεταβολή / προβολή των παραστατικών πωλήσεων, προστέθηκαν δύο επιπλέον ερωτήσεις που αφορούν την εύκολη αναζήτηση κάποιου παραστατικού (που σχετίζεται με την διαχείριση), είτε για την επανάληψη της προσπάθειας αποστολής του στο υπουργείο (αν η προηγούμενη έχει αποτύχει) είτε για την επανεκτύπωση του σχετικού εντύπου.
Κατά την μεταβολή / προβολή ενός παραστατικού που σχετίζεται με την διαχείριση των φυτοφαρμάκων, εμφανίζεται στον τίτλο του ένα επιπλέον κουμπί που υποδεικνύει την κατάστασή του (ως προς την αποστολή του στο υπουργείο).
Αν το παραστατικό έχει αποσταλεί στο υπουργείο, τότε το κουμπί εμφανίζεται με κόκκινο περίγραμμα και με κλικ επάνω του μπορούμε να επανεκτυπώσουμε το σχετικό έντυπο. (Προσοχή! Σε παραστατικά που έχουν αποσταλεί στο υπουργείο ΔΕΝ επιτρέπονται οι μεταβολές).
Αν το παραστατικό ΔΕΝ ήταν εφικτό να αποσταλεί στο υπουργείο κατά την καταχώρισή του, τότε το κουμπί εμφανίζεται χωρίς περίγραμμα. Σε αυτήν την περίπτωση αν προχωρήσουμε σε κάποια ασήμαντη μεταβολή και καταχωρίσουμε τις αλλαγές, το ΚΕΦΑΛΑΙΟ θα προσπαθήσει ξανά να αποστείλει το παραστατικό στο υπουργείο. Αν αυτήν την φορά η αποστολή γίνει με επιτυχία θα ακολουθήσει και η εκτύπωση του σχετικού εντύπου.