Εισάγετε τα παραστατικά πώλησης που σχετίζονται με το συγκεκριμένο φάκελο κοστολόγησης. Η αναζήτηση των παραστατικών πώλησης, γίνεται με τη χρήση του πλήκτρου [F3]. Πατώντας το, εμφανίζεται αρχικά, παράθυρο αναζήτησης πελατών. Χρησιμοποιήστε τις γνωστές μεθόδους αναζήτησης για να επιλέξετε συγκεκριμένο πελάτη ή όλους. Επιλέξτε στη συνέχεια, τους τύπους παραστατικών και το ημερομηνιακό διάστημα επί των οποίων θα αναζητηθεί το παραστατικό (ή παραστατικά) πώλησης.
Μόλις ολοκληρώσετε τις επιλογές σας, το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. θα προβάλει λίστα με όλα τα παραστατικά που πληρούν τα κριτήρια επιλογής σας. Η επιλογή των παραστατικών που σας ενδιαφέρουν γίνεται πατώντας το πλήκτρο [Enter]. Κάθε παραστατικό που επιλέγετε, εμφανίζεται με φωτεινή ένδειξη επί της ημερομηνίας του. Όταν περατωθεί η επιλογή των επιθυμητών παραστατικών, πατήστε το πλήκτρο [Escape] για να επιστρέψετε στην οθόνη καταχώρησης του κοστολογίου, όπου το πεδίο Παραστατικά έχει ήδη ενημερωθεί από τις επιλογές σας.
ΠΡΟΣΟΧΗ! Σε περίπτωση που έχει εισαχθεί Ενδιάμεσος λογαριασμός Γενικής Λογιστικής εμφανίζονται προς επιλογή, μόνο παραστατικά τα οποία στη στήλη “Κόστος” της επιλογής [Οργάνωση– Παράμετροι – Συσχετισμός με Γενική Λογιστική – Παραστατικά Αγορών / Πωλήσεων] έχουν την ένδειξη «Ναι». Εάν δεν υπάρχει ενδιάμεσος λογαριασμός Γενικής Λογιστικής, θα εμφανιστούν μόνο εκείνα τα οποία στην προαναφερθείσα στήλη έχουν «Όχι».
Μόλις ολοκληρωθεί η εισαγωγή των στοιχείων του κοστολογίου, εισάγετε τα αναλυτικά στοιχεία κόστους ένα προς ένα στις σχετικές γραμμές. Η συμπλήρωση γίνεται ως εξής:
Τίθεται η ημερομηνία παραστατικού του στοιχείου κόστους.
Εισάγετε τo στοιχείo κόστους που περιλαμβάνει το παραστατικό δαπανών, επιλέγοντας κατά περίπτωση αυτό που επιθυμείτε από τον πίνακα που εμφανίζεται πατώντας το πλήκτρο [Tab]. Η συμπλήρωση του πίνακα με τα κόστη γίνεται από την επιλογή [Οργάνωση – Παράμετροι – Πίνακες – Στοιχεία Κόστους] ή πατώντας το πλήκτρο F2 κατά την καταχώρηση του κοστολογίου.
Εμφανίζεται αυτόματα η περιγραφή του στοιχείου κόστους που επιλέξατε.
Εάν το κόστος αφορά αξία σε Ξένο Νόμισμα τότε στη στήλη αυτή εισάγετε τον κωδικό του ξένου νομίσματος και την ισοτιμία. Πατώντας το πλήκτρο [Tab] εμφανίζεται πίνακας με τα διαθέσιμα ξένα νομίσματα. Εάν έχετε εισάγάγει ισοτιμία στον πίνακα ξένων νομισμάτων για τη συγκεκριμένη ημερομηνία, τότε το πρόγραμμα θα εμφανίσει και την ισοτιμία την οποία μπορείτε να μεταβάλλετε εάν θέλετε.
Εισάγεται η καθαρή αξία του στοιχείου κόστους.
Το πεδίο υπολογίζεται αυτόματα εάν το συγκεκριμένο κόστος έχει ΦΠΑ, την αξία του οποίου μπορείτε να μεταβάλλετε.
Μόλις ολοκληρώνετε την καταχώρηση του κάθε στοιχείου κόστους και πριν μεταβείτε στην επόμενη γραμμή, πατήστε το πλήκτρο [Tab], για να καταχωρήσετε τα λοιπά στοιχεία του παραστατικού κόστους.
Αναλυτικά πρέπει να συμπληρωθούν τα εξής:
Εισάγετε τον προμηθευτή που σχετίζεται με το στοιχείο κόστους που καταχωρείται χρησιμοποιώντας τις γνωστές μεθόδους αναζήτησης. Αυτόματα το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. θα συμπληρώσει το Λογαριασμό Πίστωσης στη Γ.Λ. από τα σταθερά στοιχεία του προμηθευτή. Εάν δεν καταχωρείτε στην ενότητα των Προμηθευτών τους Προμηθευτές δαπανών, αφήστε το πεδίο κενό, ώστε να συμπληρώσετε στη συνέχεια το λογαριασμό που θα πιστωθεί στη γενική Λογιστική, επιλέγοντας τον από το αρχείο λογαριασμών Γενικής Λογιστικής.
Εισάγετε το παραστατικό που απεικονίζει το συγκεκριμένο στοιχείο κόστους.
Εισάγετε «Ναι», εάν η δαπάνη εξοφλήθηκε μετρητοίς. Στην περίπτωση αυτή, εκτός από την πιστωτική κίνηση που θα γίνει στον προμηθευτή, θα δημιουργηθεί και αντίστοιχη χρεωστική κίνηση, ίση με την αξία του συγκεκριμένου στοιχείου κόστους.
Οι λογαριασμοί χρέωσης και ΦΠΑ εμφανίζονται συμπληρωμένοι με βάση το σχεδιασμό του στοιχείου κόστους και δεν μπορούν να μεταβληθούν. Ο λογαριασμός πίστωσης, είναι ο μόνος που μπορεί να εισαχθεί ή να μεταβληθεί, στην περίπτωση που δεν εισαγάγατε κάποιο συγκεκριμένο Προμηθευτή. Η αναζήτηση του λογαριασμού Γενικής Λογιστικής που θα πιστωθεί γίνεται χρησιμοποιώντας τις γνωστές μεθόδους αναζήτησης.
Μετά την ολοκλήρωση της εισαγωγής του συγκεκριμένου στοιχείου κόστους, επαναλάβετε τη διαδικασία για τα υπόλοιπα κόστη που βαρύνουν το παραστατικό πώλησης ή πατήστε το πλήκτρο [Escape] και επιβεβαιώστε ή όχι την καταχώρηση του φακέλου, απαντώντας στη σχετική ερώτηση της εφαρμογής.