Η εργασία Μετασχηματισμός Παραστατικών χρησιμοποιείται για:
Αρχικά επιλέξτε εάν θέλετε επιλεκτικό μετασχηματισμό ή όχι. Ο επιλεκτικός μετασχηματισμός σας επιτρέπει να μετασχηματίσετε τα παραστατικά που θα επιλέξετε από την περιληπτική προβολή που θα ακολουθήσει, αλλιώς θα μετασχηματιστούν αυτόματα όλα τα παραστατικά. Δηλώστε στη συνέχεια, εάν ο μετασχηματισμός θα γίνει ένα προς ένα. Ένα προς ένα μετασχηματισμός σημαίνει ότι θα δημιουργηθεί ένα παραστατικό για κάθε δελτίο αποστολής που μετασχηματίζεται, αλλιώς θα προκύψει ένα παραστατικό για όλα τα παραστατικά ενός συγκεκριμένου πελάτη. Στη συνέχεια, ορίστε εάν η εργασία θα εκτελεστεί μόνο για τα εκκρεμή δελτία αποστολής και με τιμές από το παραστατικό ή όχι.
Εάν επιλέξατε ένα προς ένα μετασχηματισμό, θα πρέπει να ορίσετε τους κωδικούς των πελατών (από – έως) των οποίων θέλετε τα παραστατικά. Στη συνέχεια, επιλέξτε κάποια συγκεκριμένη σειρά παραστατικών ή προχωρήστε στην επιλογή των παραστατικών που προβάλλονται.
Τέλος, δηλώστε το χρονικό διάστημα των παραστατικών που σας ενδιαφέρουν, ώστε το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. να προβάλλει λίστα με τα παραστατικά που ικανοποιούν τις παραπάνω συνθήκες. Μπορείτε πλέον να επιλέξετε το συγκεκριμένο παραστατικό που θέλετε να μετασχηματίσετε.
Εάν δεν έχετε επιλέξει ένα προς ένα μετασχηματισμό, θα πρέπει επιπλέον να ορίσετε εάν θέλετε συγκεντρωτική κατά είδος και υποκατάστημα τιμολόγηση ή όχι, όπως επίσης και το πλήθος γραμμών σχολίων ανά παραστατικό [4 – 64]. Αφού ορίσετε την χρονική περίοδο των παραστατικών, το πρόγραμμα θα ζητήσει την ημερομηνία με την οποία θα δημιουργηθούν τα παραστατικά από το μετασχηματισμό, προτείνοντας την ημερομηνία του συστήματος, την οποία μπορείτε να μεταβάλλετε. Το πρόγραμμα επίσης θα προτείνει και τη σειρά των παραστατικών στα οποία θα μετασχηματιστούν τα επιλεγμένα παραστατικά. Μπορείτε, αν θέλετε, να επιλέξετε κάποια άλλη από τον πίνακα με τις σειρές παραστατικών που προβάλλεται πατώντας το πλήκτρο [Tab].
Στην περίπτωση του ομαδικού μετασχηματισμού εισάγετε πάλι τη χρονική περίοδο και τον τύπο του παραστατικού στον οποία θα μετασχηματιστούν όλα τα παραστατικά.
Χρησιμοποιήστε την εργασία αυτή για να εκδώσετε τα ακυρωτικά στοιχεία των παραστατικών που θέλετε. Επιλέξτε τους πελάτες των οποίων τα παραστατικά θέλετε να ακυρώσετε, χρησιμοποιώντας τις γνωστές μεθόδους αναζήτησης. Μπορείτε στη συνέχεια, να επιλέξετε μια συγκεκριμένη σειρά παραστατικών ή να προχωρήσετε στην επιλογή των τύπων των παραστατικών από το παράθυρο που προβάλλεται. Τέλος, ορίστε το χρονικό διάστημα των παραστατικών που επιθυμείτε να ακυρώσετε, ώστε το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. να εμφανίσει λίστα με τα παραστατικά που πληρούν τις επιλογές σας.
Αφού επιλέξετε συγκεκριμένο παραστατικό, πατήστε το πλήκτρο [Enter] για να το προβάλλετε και στη συνέχεια το πλήκτρο [Escape] για να επιβεβαιώσετε ή όχι την πρόθεσή σας να εκδώσετε ακυρωτικό στοιχείο.
Η εργασία αυτή σας επιτρέπει να μετασχηματίσετε ελεύθερα τα παραστατικά που θέλετε. Η διαδικασία είναι ακριβώς ίδια με αυτή του μετασχηματισμού των δελτίων αποστολής σε τιμολόγια που περιγράφηκε προηγουμένως, με τη διαφορά ότι έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε οποιονδήποτε τύπο παραστατικού θέλετε και να τον μετατρέψετε ελεύθερα σε οποιοδήποτε άλλο τύπο παραστατικού.
Με την εργασία αυτή μπορείτε να εκδώσετε πιστωτικά παραστατικά. Ακολουθείτε ακριβώς την ίδια διαδικασία με αυτή της έκδοσης των ακυρωτικών στοιχείων όπως περιγράφηκε παραπάνω.
Η εργασία αυτή σας επιτρέπει να μετατρέψετε τα εκκρεμή δελτία αποστολής σε προκοστολόγια προκειμένου να δημιουργηθούν αξιακές κινήσεις στην αποθήκη. Η εργασία αυτή είναι απαραίτητη πριν από την εκτέλεση της εργασίας [Ενημέρωση Κοστολόγησης], που περιγράφηκε αναλυτικά στην ενότητα της [Αποθήκης]. Η χρήση της εργασίας αφορά τις εγκαταστάσεις ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ E.R.P. που περιλαμβάνουν την ενότητα της βιομηχανικής εσωλογιστικής κοστολόγησης.
Η διαδικασία είναι ίδια με αυτή του μετασχηματισμού των δελτίων αποστολής σε τιμολόγια που περιγράφεται παραπάνω. Σημειώστε ότι μετά την μετατροπή τους σε προκοστολόγια, τα δελτία αποστολής θα φέρουν την ένδειξη προκοστολογημένο στο πεδίο κατάσταση.
Αντιλογισμός προκοστολογίων
Η εργασία αυτή χρησιμοποιείται για τον αντιλογισμό των προκοστολογίων που δημιουργήθηκαν με την προηγούμενη εργασία. Η εκτέλεση της συγκεκριμένης εργασίας, γίνεται μετά την εκτέλεση της εργασίας Ενημέρωση Κοστολόγησης, ώστε να επανέλθουν τα εκκρεμή δελτία αποστολής στην πραγματική τους κατάσταση.
Ακολουθείτε την ίδια διαδικασία όπως περιγράφηκε παραπάνω. Σημειώνεται ότι μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας στο πεδίο κατάσταση των προκοστολογίων θα εμφανίζεται η ένδειξη “αντιλογισμένο”.
Η εργασία χρησιμοποιείται ανάλογα, όπως και για τους προηγούμενους μετασχηματισμούς.
Με την εργασία αυτή μπορείτε να μετασχηματίσετε κάποιο παραστατικό αγοράς σε παραστατικό παραγγελίας. Μπορείτε επίσης να μεταβάλλετε την τρέχουσα κατάσταση του μετασχηματισμένου παραστατικού απαντώντας με «Ναι» ή «Όχι» αντίστοιχα στην ερώτηση που εμφανίζεται.